Come scegliere un sistema elettronico di punto vendita EPOS

Al giorno d’oggi, le moderne tecnologie permettono di automatizzare moltissime operazioni del punto vendita, impiegando applicazioni personalizzate in base al settore e alle dimensioni di attività. Le possibilità offerte da questi sistemi sono molte, e la scelta non è sempre facile: cerchiamo quindi di offrire alcuni spunti guida, utili per un primo approccio.

Alcuni suggerimenti di base?

Proprio perché le possibilità dei sistemi EPOS (ovvero di “punto vendita elettronico”, dall’inglese Electronic Point of Sale) sono potenzialmente molto ampie – e i costi e le caratteristiche di conseguenza molto variabili – è molto importante partire con il piede giusto. L’acquisto di questi sistemi rappresenta un investimento importante per l’azienda, quindi dobbiamo prima di tutto capire quali, tra le loro potenziali funzioni, rappresentano per noi delle priorità: che si tratti ad esempio di gestire la cassa (o le casse), il magazzino o le relazioni con i clienti. In questo modo saremo in grado di fare una scelta efficace e di ottenere risultati realmente commisurati al nostro impegno economico.

Per prima cosa, il fornitore del sistema EPOS che sceglieremo dev’essere affidabile e disponibile. Non abbiamo bisogno semplicemente di un venditore, ma di qualcuno che capisca i flussi della nostra attività e collabori con noi nel mettere in pratica la soluzione più adatta e nel mantenerla perfettamente operativa nel tempo.

Quindi, facciamo una lista di ciò che pensiamo che il sistema EPOS debba fare per noi. Questo procedimento equivale spesso a identificare i problemi e i colli di bottiglia del nostro processo produttivo e commerciale. Prima di valutare i dispositivi disponibili, facciamoci quindi un’idea chiara di cosa desideriamo dal nostro sistema: che si tratti di velocizzare il passaggio alle casse, di gestire le scorte di magazzino o di registrare e analizzare i dati di vendita.

Una volta identificati fornitore e priorità, chiediamo una dimostrazione del prodotto, per capire se ha effettivamente i requisiti di completezza e di semplicità d’uso che ci servono. Altri aspetti da valutare saranno se scegliere un sistema che usi hardware standard (quindi più economico) o dedicato, e se optare per l’acquisto o per il leasing.

Le varie tipologie di sistemi EPOS

I sistemi EPOS sul mercato sono studiati in base alle varie applicazioni commerciali. La maggior parte di aziende offrono sistemi già testati sul campo: sono il risultato di un processo di miglioramento continuo, di cui anche la vostra installazione diventerà probabilmente una fase.

Esistono ad esempio sistemi, completi di hardware e programmi, per la gestione di edicole/tabaccherie/bar, di cui si possono eventualmente acquistare solo i moduli che interessano. Questi sistemi offrono le tipiche funzionalità richieste da queste attività, come la gestione dei prelievi dei generi di monopolio, dei resi di giornali e riviste e delle lotterie, fornendo automaticamente le registrazioni in uscita da passare al proprio commercialista e comprendono di solito un terminale fisso di tipo touch screen.

Sistemi un po’ più complessi, con lettore di codice a barre e moduli per la gestione di prezzi e scorte di magazzino sono studiati per piccoli supermercati, farmacie e attività con diverse sedi.

Per il settore della ristorazione esistono invece sistemi EPOS appositamente progettati per ristoranti, bar e locali, che tengono conto delle tipiche esigenze di semplicità operativa di questo genere di attività. Tali sistemi impiegano spesso terminali touch screen fissi e portatili. Permettono di gestire il flusso dell’ordine dal cliente alla cucina, e quindi alla cassa, nel modo più semplice e fluido possibile, rendendo inoltre la modifica dei menu e delle opzioni giornaliere un’operazione semplice, migliorando la chiarezza della comunicazione commerciale con il cliente.

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